المستودع

1- الهدف :-

المحافظة على ممتلكات البلدية عن طريق استقبال وترتيب وتنسيق و إخراج ما يرد إلى البادية من لوازم مادية بالطرق الفنية والتقنية الحديثة

 وبطبيعة الحال فإن هناك مسؤوليات موزعة في العمل في المستودعات فالمسؤول المباشر عن القيام بالتفاصيل العمل هو أمين المستودع وأيضا عن إعداد قائمة الحد الأدنى للمخزون بالتعاون مع الأقسام ذات العلاقة كما أنه يوجد لجنة للجرد وهي مسؤولة عن جرد المستودعات للتأكد من مطابقة اللوازم الموجودة في المستودعات مع السجلات وتعمل جرد دوري باللوازم المستهلكة في موقع العمل والتأكد من استغلالها بشكل صحيح وسليم ,هذا بالإضافة إلى لجنة الإتلاف وهي مسؤولة عن تنفيذ عمليات الإتلاف والتخلص من اللوازم غير الصالحة للاستعمال أو متابعة عملية بيعها كماد خردة أو إصلاحها .

 2- طريقة العمل

 يبدأ العمل في المستودعات باستلام اللوازم التي تم إصدار أوامر شراء لها وتاريخ توريدها ومواصفاتها وكمياتها من قبل مسؤول المشتريات والعطاءات، مذلك عن طريق تسليم أمين المستودع نسخة من أمر الشراء ويتم استلام اللوازم بالطريقة التالية والتي تتم فور وصول اللوازم وعلى حسب نوعية اللوازم فاللوازم التي يسهل التعرف على مواصفاتها ويكون ثمنها أقل من ألف شيكل يتم تسلمها من قبل أمين المستودع، ويقوم بتعبئة نموذج سند استلام لوازم الموضح في، مع ضرورة تفقد الكميات والمواصفات الواردة في أمر الشراء .

أما في حالة اللوازم التي تحتاج إلى معرفة فنية ويكون ثمنها أكثر من ألف شيكل أي مواد التي احتاجت إلى عروض أسعار, يقوم أمين المستودع بتبليغ لجنة الاستلام التي من ضمنها القسم الذي قام بطلب اللوازم و مسؤول شعبة المشتريات والعطاءات وإتباع الإجراءات التالية:-

 (1) مطابقة اللوازم على أمر الشراء للتأكد من أنها عائدة للبلدية والتأكد من الكميات و المواصفات

(2) في حال موافقة لجنة الاستلام على صحة اللوازم فنيا يقوم أمين المستودع بتعبئة سند استلام لوازم وبيان نتيجة الفحص على سند استلام اللوازم

(3) يقوم أمين المستودع بتحضير تقرير استلام مواد مشتريات موردة للبلدية بحيث يشتمل على المواصفات الفنية الواردة في أمر الشراء

(4) في حال وجود مواد غير مطابقة لأمر الشراء والفاتورة يقوم أمين المستودع بإصدار تقرير مواد غير مطابقة للمواصفات وتبرير البند غير المطابق للمواصفات

(5) يقوم أمين المستودع باتخاذ الإجراءات التالية بالنسبة للمواد غير المطابقة للمواصفات :-

أ) إما حجز المادة .

ب) أو إرجاع المادة إلى الموارد على الفور

(6) يقوم أمين المستودع بتعديل أرصدة اللوازم لكل مادة أو قطع غيار يتم إدخالها المستودع في سجل اللوازم.

(7) يقوم أمين المستودع بإرسال نسخة عن سند لوازم مرفقة بالفاتورة إلى شعبة المحاسبة لاستكمال الإجراءات المالية. 

 إجراءات صرف اللوازم

 يقوم مسؤول القسم المعني بإعداد طلب لوازم باللوازم المطلوبة وإرساله إلى أمين المستودع ويقوم أمين المستودع بصرف هذه اللوازم مع تسجيل الكميات المصروفة في سند صرف وأخذ توقيع المستلم عليه ويقوم أيضا بتعديل أرصدة اللوازم المصروفة , ويقوم أمين المستودع بالرجوع إلى قائمة اللوازم لتحديد رقم المواد أو قطع الغيار ومن ثم يعمل على تعديل أرصدة اللوازم لكل مادة أو قطع غيار ثم صرفها من المستودع في سجل اللوازم

 إجراءات جرد اللوازم

 تتم عملية جرد اللوازم بشكل سنوي وعند الحاجة من قبل لجنة الجرد المعنية من قبل المجلس البلدي والمكونة من الأعضاء وممثل عن قسم الشؤون المالية وتسجيل نتائج عملية الجرد في محضر جرد اللوازم .

 ضبط مستوى المخزون :

 يقوم أمين المستودع بإعداد قائمة الحد الأدنى للمخزون ومراقبة المخزون وعند تدني مستواه ووصوله إلى الحد الأدنى يقوم بإصدار طلب شراء داخلي إلى مسؤول المشتريات والعطاءات ,ويقوم أمين المستودع بإعداد تقرير شهري عن حركات المخزون بمتابعة نموذج حركة مادة وبحيث يشتمل على المواد الداخلة إلى المستودعات والمصروفة منها إلى الأقسام المختلفة وتكاليف اللوازم المشتراة خلال الفترة الزمنية

 بيع أو إتلاف اللوازم

 يقوم أمين المستودع بحجز اللوازم التي تتعرض للتلف أثناء التخزين في المكان المخصص وعند تراكمها ويصدر مذكرة للمجلس البلدي من أجل تشكيل لجنة إتلاف وتقوم لجنة الإتلاف بالتأكد من أصناف اللوازم المطلوب إتلافها بالرجوع إلى نموذج استعلام عن سندات الإتلاف وكمياتها وعدم صلاحيتها للإستخدام ومن ثم القيام بعملية الإتلاف أو البيع ويقوم أمين المستودع بتعديل أرصدة اللوازم التي تم إتلافها من خلال سجل اللوازم

 العهد الشخصية  

يقوم أمين المستودع بتسليم العهدة الشخصية للموظف بعد طلبها من قبل الموظف وتسجيلها على بطاقة العهدة الشخصية للموظف , وتبقى هذه المواد والأجهزة في عهدة الموظف حتى يتم تسليمها إلى أمين المستودع بتسليم بعض اللوازم التي هي بمثابة عهد شخصية مؤقتة وتسليمها إلى الموظف وتمديد فترة استعمال الموظف لهذه اللوازم من قبل الموظف ومن ثم إعادتها إلى المستودعات بعد انتهاء المدة المحددة وتوثيق ذلك في نموذج إرجاع عهدة.