دائرة الشؤون الادارية

دائرة قديمه وجدت في البلدية منذ بدايات تأسيس الهيئة المحلية وتطورت معها حتى وصلت إلى ما وصلت عليه الآن , ولقد كان يقوم بمهام هذه الدائرة في بدايات تأسيس الهيئة المحلية سكرتير البلدية ثم تطور المسمى إلى رئيس قسم الشؤون الإدارية ومن ثم إلى المدير الإداري للبلدية نظرا” لتطور مهام ومسؤوليات وعدد الموظفين في الدائرة ومن خلال مشاريع التطوير الإداري التي تمت في البلدية فقد تم إنجاز مايلي :-

1. الهيكل التنظيمي للبلدية – والذي حدد دوائر البلدية بسبعة دوائر وهي 1- الشؤون الإدارية 2- الشؤون المالية 3- الهندسة 4- المياه والصرف الصحي 5- العلاقات العامة والمكتبة 6- الصحة والبيئة 7- الكهرباء

2. كتيب سياسات البلدية والذي يحتوي على خطوط العمل الرئيسية للبلدية في المجالات التالية – التخطيط الاستراتيجي – تطوير القيادات – الشؤون المالية- العلاقات العامة – الخدمات – الاجتماعات الإدارية – الشؤون الإدارية – اللجان – الاتصال الداخلي – سياسة الجودة

3. إجراءات عمل المجلس البلدي – ومنها اجتماعات المجلس البلدي – علاقات واتصالات المجلس البلدي – إدارة اللجان .

4. أنظمة وإجراءات العمل في جميع دوائر البلدية – ومنها نظام إدارة شؤون الموظفين – نظام إدارة سلامة الموظفين – نظام تدريب الموظفين – إدارة وضبط المشتريات – إعداد الموازنات- الأصول الثابتة- إدارة وضبط المياه – إدارة معاملات الكهرباء – إدارة معاملات الصرف الصحي- تقسيمات الأراضي ومنح رخص البناء وغيرها . وهذه الإجراءات تحدد كيفية سير وإنجاز المعاملات وتقديم الخدمات المختلفة في كافة الدوائر

5. الوصف الوظيفي – يوجد وصف وظيفي لكافة الموظفين العاملين في البلدية

6. قامت الدائرة بتنظيم سجل للموجودات الثابتة في البلدية من الأبنية والأراضي .

يوجد في الدائرة الوحدات التالية

أ- شؤون الموظفين والديوان وأهدافها :-

1. تنمية قدرات ومهارات الموظفين الإدارية والفنية وزيادة ثرواتهم المعرفية وأساليب العمل الحديثة وتطوير أدائهم الوظيفي .

2. الحرص على تعزيز ولاء وانتماء الموظفين للمؤسسة وتحقيق رضاهم من خلال توفير أجواء عمل مريحة ومناسبة .

3. ضبط الوثائق الواردة إلى البلدية والصادرة عنها وحفظها في الأرشيف من اجل تسهيل عملية الرجوع إليها عند الحاجة .

4. الإعلان عن الوظائف الشاغرة في ألاماكن العامة أو الصحف المحلية من اجل اختيار الأنسب للعمل في البلدية .

5 . استقبال جميع طلبات التوظيف ومتابعتها .

6 . الإعداد والتجهيز للمقابلات الخاصة لاختيار الأفضل للوظيفة .

7. متابعة حركة التعيين والزيادات السنوية والعلاوات والترقيات والأجازات والدوام بما يتماشى مع القوانين والأنظمة المختصة وتعليمات وزارة الحكم المحلي .

8 . تقييم أداء موظفي الدائرة بشكل دوري بهدف تحديد احتياجاتهم التدريبية لرفع قدراتهم ومهاراتهم .

9. التنسيق مع جميع الأقسام في تحديد احتياجاتهم للكوادر البشرية .

10. التنسيق مع جميع الأقسام في تحديد الاحتياجات التدريبية

11. التنسيق مع جميع الأقسام عند إجراء عملية تقييم الموظفين .

12. التنسيق مع جميع الأقسام في متابعة المراسلات الواردة إليهم والصادرة عنهم بالإضافة إلى متابعة الردود على المراسلات التي تعنيهم

ب- نظم المعلومات وأهدافها :-

1. التأكيد على مفهوم التكامل من خلال حوسبة جميع أقسام البلدية وشبك البرامج الإدارية والمالية والفنية مع بعضها البعض .

2. تطوير أعمال البلدية بهدف توفير خدمات متميزة للمواطنين بحيث تقدم الخدمات بشكل سريع مع المحافظة على جودة الخدمة المقدمة

3. ضمان استمرارية العمل بطريقة فاعله من خلال تنفيذ عمليات الصيانة لأجهزة الحاسوب والبرامج الحوسبة وإجراء عملية التخزين الدوري للبيانات .

4. رفع مستوى الكفاءات من خلال إجراء عمليات التدريب على النظم الحديثة .

5. إبراز المستوى التقني الذي تتمتع به البلدية .

6. متابعة الأمور الفنية المتعلقة بشراء الأجهزة والمعدات والتأكد من الحصول على أعلى وافصل المواصفات التقنية .

7. ربط جميع أقسام البلدية بشبكة المعلومات الداخلية .

8. تطوير البرامج المحوسبة بما يتناسب مع مستجدات العمل وإدخال أي تعديلات أو تحسينات يحتاجها النظام .

9. إنشاء العلاقات المهنية مع شركات الحاسوب والبرمجة للتعرف على اخر المستجدات التي من شأنها التطوير والاستفادة منها عند الحاجة .

10. التنسيق مع العلاقات العامة في تحديث المعلومات الواردة على موقع الانترنت الخاص بالبلدية وبشكل مستمر.

ج – الخدمات العامة وأهدافه :-

1. توفير جو عمل ملائم للموظفين والموطنين المراجعين لأقسام البلدية من خلال المحافظة على نظافة المكان بشكل دائم .

2. الحرص على رضى الموظفين من خلال تلبية احتياجتهم ومتطلباتهم ذات العلاقة بالهمل .

3. مراقبة وضبط وإدارة حركة المركبات الخاصة بالبلدية .

4. السلامة والأمن للموظفين والمواطنين المراجعين على حد سواء .

د – مركز خدمات الجمهور واهدافه :-

1. تسهيل حصول المواطنين على خدمات البلدية .

2. توفير جميع خدمات البلدية بطريقة فعالة , فاعلة وسريعة وبمستوى جودة مرموق وبطريقة تضمن المساواة والعدل وخلال فترات زمنية قياسية .

3. التقليل من احتمالية المماطلة ويزيد من مسؤولية الموظفين ويضمن الشفافية .

4. حلقة الوصل بين المواطنين والدوائر الأخرى في البلدية .

5. تقديم خدمات أفضل للمواطنين حيث انه هو العنوان الوحيد للمواطن .

دائرة الشؤون الإدارية

هاتف:202 /92515704 (0)970+

فاكس:803 2515 9 (0)970+